Автоматизация учебного процесса в условиях негативного влияния человеческого фактора

Автоматизация учебного процесса в условиях негативного влияния человеческого фактора

Эффективность любой деятельности организации, учреждения, предпри­ятия напрямую зависит от коммуникаций внутри коллектива сотрудников, от их отношения к руководящему составу, основной миссии компании, ее ценно­стям, а также самим элементам рабочего процесса. Успех той или иной полити­ки компании более чем на половину зависит от того, поддерживается ли она непосредственными исполнителями.

Таким образом, ради достижения поставленных задач, руководство учреж­дений должно понимать: «работа с людьми – это всегда политика на уровне всей организации и психология на уровне конкретных людей», т.е. учитывать человеческий фактор (возможность принятия человеком ошибочных или ало­гичных решений в конкретных ситуациях) . Именно с данным явлением Аст­раханский филиал ФБОУ ВПО «ВГАВТ» столкнулся в процессе внедрения и эксплуатации системы автоматизации учебного процесса.

Как и во многих учебных заведениях, в условиях отсутствия системы авто­матизации филиал имел в ключевых подразделениях учебного процесса множе­ство различных регистров учета контингента учащихся, их успеваемости, посещаемости, журналов выдачи разнообразных подотчетных справок и прочих документов. Данная ситуация приводила к незаменимости таких кадров, как начальник отделения и диспетчер учебной части, поскольку только они имели представление об организации данных бумаг.

В целом осознание потребности в использовании автоматизированной сис­темы учебного процесса наступило у руководства филиала из-за наличия таких факторов, как:

–       долгие сроки согласования приказов по личному составу;

–       отсутствие возможности получать актуальную информацию для принятия конструктивного управленческого решения;

–       значительные временные, трудовые и материальные затраты на формиро­вание расписания занятий и многих других сложных документов, отчетов.

В улучшении организации учебного процесса нуждалось не только руково­дство филиала, но и другие заинтересованные стороны образовательного про­цесса – руководители учебных подразделений, отдел кадров, работники учеб­ной части, работники отдела инноваций, учащиеся, родители учащихся, над­зорные органы.

Поэтому, прежде чем определиться с приобретением программного продук­та, филиал поставил перед собой следующие цели, которые могут быть реали­зованы в рамках внедрения:

–       обеспечить создание электронной базы всех учащихся и выпускников, содержащей персональные данные, сведения о выданных дипломах и другую подробную информацию об обучении каждого учащегося в филиале (около 3000 курсантов и студентов). База должна иметь удобный многопользователь­ский интерфейс, обеспечивать доступ пользователей к актуальной и релевант­ной информации; срок достижения цели – 9 месяцев;

–       сократить время и материальные ресурсы на согласование локальных ак­тов и выдачу справок (как минимум в 2 раза в течение двух лет);

–       исключить зависимость в конкретном работнике в силу его уникальных знаний документооборота, обеспечить возможность безболезненной для учеб­ного процесса естественной ротации кадров;

–       бюджет внедрения не должен превышать 500 000 рублей в течение двух лет, обеспечивая при этом достижение предыдущих целей.

После проведенного мониторинга рынка подобных программных продуктов руководство приняло решение о приобретении и внедрении системы комплекс­ной автоматизации учебного процесса «GS-Ведомости» (разработчик – компа­ния «Гуру-софт», г. Ижевск), активное внедрение которой началось в июне 2010 года. На данный момент активно и в полном объеме используется модуль «Контингент учащихся».

Основными трудностями в реализации процесса внедрения стали не только поиск исполнителя по внедрению и адаптации, сложность адаптации СКАУП, но и наличие психологического барьера у большинства будущих пользователей СКАУП. Эти барьеры связаны еще и с тем, что стратегическая идея внедрения родилась у сотрудника руководящего состава, а не была инициативой или по­требностью рядовых работников.

На данном этапе эксплуатации СКАУП можно утверждать, что большинст­во сотрудников смогли убедиться в полезности СКАУП и нейтрализовать барь­еры. К сожалению, те, кто не смог адаптироваться, постепенно уволились или были сокращены.

Однако необходимо отметить, что все же внедрение автоматизации учебно­го процесса могло бы идти гораздо более быстрыми темпами. Данный факт не является следствием недостатка материальных, денежных или технических ре­сурсов. Определяющим в нарушении сроков внедрения стало препятствование сотрудников внедрению СКАУП как в прямом смысле, так и в смысле психоло­гических барьеров.

Согласно проведенному опросу был выявлен ряд причин, по которым со­трудники филиала могут и препятствовали ранее внедрению автоматизации процессов. Такими причинами оказались:

–       отсутствие навыков работы с компьютером, боязнь учиться, тем более получать знания от более молодых сотрудников;

–       мнение, что все новое – это мода или «поветрие руководства»;

–       опасения, что любая ошибка в оформлении записи в СКАУП станет дос­тоянием коллег;

–       недопущение системой «снежных комов» в работе, которые ранее накап­ливались в учебной части и на отделениях;

–       страх, что руководство сможет отследить вклад каждого и признать его незначительным;

–       нежелание подчиняться «какой-то молодой выскочке», налаживающей систему.

Таким образом, при внедрении системы филиал столкнулся с препятствия­ми, общее название которым – человеческий фактор.

А. Пахчанян рассматривает вопрос влияния человеческого фактора на вне­дрение систем автоматизации с точки зрения отсутствия воли руководителей организации. По его мнению, это может привести к частичному внедрению (только в некоторых подразделениях, только на некоторых уровнях, только для некоторого класса бизнес-процессов), а в худшем случае система вовсе не будет внедрена.

Естественно, считать, что проблема человеческого фактора включает лишь действия руководства, в корне неверно. В связи с этим влияние человеческого фактора в условиях нашего филиала рассмотрено с позиций: 1) «все и сразу», 2) отсутствия единого мнения по организации учебного процесса, 3) консерватиз­ма сотрудников, 4) психологической готовности специалиста по внедрению системы автоматизации.

Позиция «Все и сразу» заключена в желании руководства провести внедре­ние в наименьшие сроки, зачастую несмотря на объективные причины задер­жек. Данная позиция имела место на начальном этапе автоматизации: у руково­дства присутствовало намерение ввести в базу данных всех учащихся, что при использовании модуля «Контингент учащихся» создало путаницу (далеко не всегда можно отследить путь учащегося в учебном заведении, чтобы внести о нем достоверную информацию в базу данных). СКАУП направлена, прежде всего, на организацию верной последовательности действий, имеет логику представления процессов. Таким образом, данная позиция была устранена практически сразу же путем принятия решения о последовательном внесении в СКАУП курсантов и студентов с данными об успеваемости, начиная с 1 курса. Курсанты и студенты, обучающиеся на других курсах, были внесены в базу без оценок за предыдущие годы обучения.

Отсутствие единого мнения по организации учебного процесса явилось критическим для внедрения СКАУП, т.к. системе необходимо точно указать, что от нее требуется, задать ей условия работы. Но зачастую на один и тот же вопрос три сотрудника давали три разных ответа. Объективной причины этого не было: сотрудник либо старался представить себя в лучшем свете, либо не­компетентен в вопросе, либо не хотел предоставлять информацию. В связи с этим огромное количество времени уходило на то, чтобы выяснить точное по­ложение дел, что чаще всего не удавалось (всем известно: то, что «должно быть» довольно редко совпадает с тем, «что есть»). Поэтому чаще всего спе­циалисту приходилось принимать решение самому.

Консерватизм сотрудников нужно рассматривать, в первую очередь, с точ­ки зрения страха не справиться с выполнением порученного задания, который побуждает людей сопротивляться любым нововведениям. В нашем случае ком­пьютерная безграмотность (уровень владения компьютером был близок к нулю) стала причиной агрессивного отношения к автоматизации, которое даже не скрывалось, и игнорированию специалиста по внедрению СКАУП. Это привело к принятию руководством решения о замене бывших сотрудников более моло­дыми, владеющими ПК (ротация кадров учебных частей за время внедрения за­тронула 30% работников, и новые сотрудники гораздо быстрее адаптировались к работе со СКАУП).

Однако произведенная ротация выявила дополнительную проблему: новые сотрудники ранее не работали в сфере образования, а ушедшие сотрудники не передали им свои дела и не ввели в суть работы. Таким образом, на одном из этапов внедрения сложилась ситуация, когда были сотрудники, начинающие разбираться не только в СКАУП, но и в самом учебном процессе. Следователь­но, для ликвидации проблемы руководство должно было: 1) либо объяснить со­трудникам необходимость автоматизации и ожидаемые результаты от внедре­ния, а также рассмотреть возможность обучения бывших сотрудников посред­ством проведения курсов по СКАУП; 2) либо обеспечить преемственность кад­рового состава.

Нельзя забывать, что на начальном этапе внедрения нагрузка на персонал растет: необходимо продолжать ведение учебного процесса и одновременно учиться работать в СКАУП с переводом информации в базу данных. Добавим к этому встречающиеся ошибки в работе программы, которые пользователи ис­пользуют как объяснение своего нежелания работать в ней.

Также необходимо понимать, что специалист, внедряющий СКАУП, тоже входит в состав определения человеческого фактора. Под этим подразумевается не только общепризнанное «людям свойственно ошибаться», но и психологи­ческая готовность специалиста преодолевать трудности внедрения (недочеты имеются не только в работе пользователей; имеют место случаи, когда возни­кают программные ошибки/недоработки в самой СКАУП). Это означает не только устранение/исправление ошибок, взаимодействие с разработчиками сис­темы, что отнимает значительное количество времени, но и недовольство поль­зователей, которое они выплескивают на специалиста.

В большинстве случаев требуется также индивидуальный подход к каждо­му человеку, учет его возрастных и профессиональных особенностей. В связи с этим обстоятельством этап внедрения затягивался еще больше, т.к. индивиду­альный подход подразумевает выделение времени специалиста, внедряющего СКАУП, каждому пользователю. Учитывая, что уровень владения персональ­ным компьютером пользователей различен, на данное общение специалист тра­тил значительную часть своего рабочего времени.

На сегодняшний день можно с уверенностью говорить о том, что противо­действие внедрению СКАУП, выражавшееся в элементах человеческого факто­ра, преодолено практически полностью. Этого удалось достичь благодаря сово­купности таких факторов, как: 1) свобода действий специалиста, 2) уступки ру­ководства, 3) нахождение компромиссов, 4) увеличение опыта специалиста в работе с системой и базой данных, 5) адаптация сотрудников к работе с систе­мой, 6) поощрение особо успевающих сотрудников.

По сути, в ситуации противодействия человеческому фактору руководство филиала приняло за основу единственно правильное положение о том, что че­ловеческий фактор нельзя обойти, но можно изменить его в нужную сторону.

Общее представление о проводимых в рамках человеческого фактора мо­дификациях отражено в таблице.

Необходимо отметить также, что работа с человеческим фактором в про­цессе внедрения и эксплуатации СКАУП «GS-Ведомости» не только позволила получить новые возможности от использования программного продукта, но и способствовала дальнейшему созданию корпоративной культуры филиала, ос­нованной на принципах:

–      уважения достоинства и признания заслуг работников;

–      ориентации на высокие результаты в сочетании с качеством;

–      постоянного стремления к использованию инновационных технологий.

Автор: Гусева Т.С.
Материал принадлежит указанному автору, если Вы автор эта информация для Вас.